信息是组织中最有价值的资产之一。 通过让关键成员轻松访问这些信息,您将变得更加高效和有效。 这就是文档跟踪软件发挥作用的地方。 合适的平台可以帮助您在一个地方共享、组织、跟踪和管理最重要的文档。 我们将详细探讨什么是文档跟踪软件、选择过程中要考虑的关键要素以及 3 个可用的主要平台。 让我们深入了解一下。 开始使用 什么是文档跟踪软件? 文档跟踪软件,也称为 DMS(文档管理系统),是一种计算机程序,可帮助您在一个位置存储、查找、管理、编辑和控制组织文档。 为此,您选择的 DMS 通常会为您提供一些常见功能,包括: 搜索:能够搜索文档以更快地查找特定信息。 OCR(光学字符识别):识别打印字符和文本并以数字格式组织它们。 工作流程管理:组织和管理日常运营中涉及的任务顺序。 文档控制:修改和编辑文档并随着时间的推移探索它们的不同版本。

文档检索:备份您的信息

以便您可以在需要时轻松检索文档。 文档归档:以战略性方式存储和分类您的信息。 元数据:汇总有关文档的基本信息,以便您可以更轻松地管理和访问它们。 文档管理中涉及的不同元素的可视化表示 (图片来源) 现代 DMS 平台还为您提供项目管理功能,不仅可以帮助您存储和管理数据,还可以使您的文档与您的业务目标保持一致。 稍后我们将更深入 新加坡手机号码数据 地讨论这些元素,但首先,让我们回答一个关键问题。 为什么需要文档跟踪软件? 随着您的组织的发展,您需要处理的信息量也会随之增加。 手动处理如此多的数据几乎是不可能的。 例如,假设您是一家人力资源管理公司,拥有 500 名员工,每个人都有自己的个人经历。 您多年来一直在归档员工文档。 想象一下,由于某种原因,您需要从您 15 年前雇用的员工那里找到一份特定的文件——也许是一份简历。 这就像大海捞针一样。

假设您拥有一家拥有名客户的电子商务企业

如果其中一位客户抱怨您的客户支持成员对待他们的方式,您需要能够提起他们的谈话。 正确的文档跟踪软件可以帮助您在几秒钟内找到该信息,而不是几十年。 但这仅仅只是触及表面。 电子文档管理解决方案不仅可以帮助您快速存储和查找信息,还可以对信息进行分类,以确保正确的人员可以在正确的时 短信列表 间访问特定文档。 实施文档跟踪系统的其他一些好处包括: 减少文档存储空间:将所有文档存储在云端可以帮助您节省物理存储空间。 提高安全性:将所有信息集中到一个地方比分散信息更安全。 提高组织范围内的合规性:当员工可以在需要时访问您的文档时,他们就能够更轻松地调整您的流程和程序。 改善团队协作: DMS 可以帮助您的团队更快地协作并更有效地工作。 备份重要文档:正确的系统可以帮助您备份重要信息并确保您永远不会丢失。